Business Partners
经理的责任
经理对其部门承担全面责任, 包括提供领导和建立内部控制. 这些内部控制有助于减少欺诈.
Expectations
- 为员工设定期望和策略,以实现可实现的目标.
- 建立清晰的沟通渠道,为员工提供持续的反馈.
- 对新员工进行有效的培训,并对老员工进行进修培训.
- 协助员工履行职责的文件化程序.
- 回应投诉.
- 遵守所有适用的法律法规, 大学政策及程序, 还有礼物的条款和条件, grants and contracts.
- 维持部门良好的财务状况, 良好的商业惯例和道德氛围.
Assets
- 管理人员应确保其资产(如.e.(如现金、设备、信息)不受损失.
- 设备应经常监测,并每年进行认证.
- 应根据记录保留政策保护和维护信息/记录.
- 确保现金处理活动有文件记录,职责分离.
- 及时保管所有收据,并确保收到的资金妥善保管,直至按照公司政策存放.
Reconciliations
- 项目经理应该对他们的预算有一定的了解, 包括资金来源限制.
- 项目经理是审批人,负责验证项目的有效性, appropriateness, 交易记录与项目的必要性. 如果它是一个赞助项目,它包括验证费用在拨款中是允许的.
- 项目审核员负责审查/核对每一笔与项目相关的交易, 确保其准确性,并确认存在足够的源文档.
- 适当的职责划分包括确保负责对账的人员不批准部门支出或处理现金收入.
- 账户对账应在月末结束后每月进行一次.
- 对帐应包括未付旅费, 所有不寻常的对账项目都应该调查清楚, 妥善解决并有充分文件记录.
- 编写者和审稿人应该在对账上签字.
Procurement Card
- 所有支出须由持卡人及经理核实、批准及记帐.
- 保留所有支持文档以验证事务的真实性.
时间和休假报告
- 与部门员工沟通内部休假报告制度.
- 在部门内指定一名维护人员
COMMON MISTAKES
Setting the Tone
- 绕过既定的政策或规则或询问员工, 学生或其他人违反学校的政策或规则.
- 没有树立明显的个人榜样.g. 费用报告,假期等.
- 未能跟进合规问题,因为这“不是你的工作”或不属于你的领域. 这是每个人的责任.
- 没有做合理的监控和处理问题(账户,你所在领域的“高风险”).
- 仅依靠内部审计或其他办公室来发现潜在问题.
Financial
- 现金管理不善(记录保存,正确的账户)
- 对复杂项目的管理、账户分配和记录保存不佳.g. 多种资金来源)
- 错误分类“赠款”、“礼物”和“销售”
- 没有按照美国国税局的规定保留必要的记录来核实“合法的商业和娱乐”费用
- 没有对账
- 未及时对账
授权和认证
- 当你知道某件事不是真的、不知道或者没有根据知道的时候,却签署一份证明你知道它是准确的(e).g. 半年度认证)
- 在您怀疑证书不准确的情况下对其进行签名.g. 批准披露、报销申请)
- 批准与大学政策不符的费用